Diyetisyen Randevu Hatırlatma: Danışan Kaçırmama Rehberi

Bir danışan ikinci görüşmeye gelmediğinde kaybettiğiniz şey sandığınızdan büyüktür. O günkü seans ücreti gözle görülür kısmı; asıl mesele takvimde açılan ve artık dolduramayacağınız o kırk beş dakikalık boşluk ve daha da önemlisi, yarıda kalan bir takip süreci.

Diyet danışmanlığında işin özü süreklilik. İlk görüşmede ölçü alırsınız, bir yol haritası çizersiniz, danışan iki hafta uygular. İkinci görüşmede o iki haftanın ne getirdiğini birlikte okursunuz: terazi ne diyor, hangi öğün aksadı, hangi alışkanlık tuttu. Danışan o ikinci görüşmeye gelmediğinde bu zincir kopar. Bir daha geldiğinde çoğu zaman baştan başlamak gerekir, çünkü arada ne yediğini, neyi neden bıraktığını ikiniz de net hatırlamazsınız.

Bu yüzden gelmeyen danışan meselesi, basit bir gelir kaybından çok bir takip kaybıdır. Ve bunun çaresi danışana kızmak ya da daha sıkı kurallar koymak değil; insanların unuttuğunu kabul edip, unutmalarına izin vermeyen bir düzen kurmaktır.

Tek başına çalışan bir diyetisyenin günü zaten dolu. Görüşmeler, beslenme programları, mesajlara dönüşler, muhasebe... Bunların arasına bir de "yarınki danışanları tek tek arayıp hatırlatma" işini sıkıştırmak gerçekçi değil. Birkaç hafta yaparsınız, sonra yoğun bir gün gelir ve o gün tam da hatırlatmanın en gerekli olduğu gün olur.

Manuel hatırlatmanın bir başka sorunu da tutarsızlığı. Birini ararsınız, diğerini unutursunuz; birine mesaj atarsınız, ötekine atamazsınız. Danışan açısından bu, güvenilir olmayan bir deneyim. Oysa hatırlatma işinin değeri tam olarak tutarlılığında: her danışan, her görüşmeden önce, aynı şekilde hatırlatılır.

İşte bu yüzden hatırlatmayı hafızanıza değil bir düzene bağlamak gerekir. Randevu oluştuğunda hatırlatma sistemce devralınır; görüşmeden bir gün önce danışana e-posta olarak kendiliğinden gider, sizin ayrıca bir şey yapmanıza gerek kalmadan. Siz görüşmeye odaklanırken arka planda kendiliğinden dönen bir çark gibi düşünün.

Hatırlatma sistemlerini anlatan çoğu kaynak, sanki tüm meslekler aynı tempoda çalışıyormuş gibi konuşur. Oysa diyet takibinin ritmi, örneğin haftalık görüşen bir terapistinkinden belirgin biçimde farklıdır.

Kilo ve ölçü takibinde görüşmeler genelde iki haftada bir olur; bazı danışanlarda denge oturduktan sonra aya çıkar. Yani danışanla aranızda çoğu zaman on dört günlük bir boşluk vardır. Bu boşluk, randevuyu unutmak için fazlasıyla yeterli bir süre. Haftada bir gelen birinin aklında randevu taze kalır; bu aralıkta gelen biri için aynısını söylemek zor.

Bu yüzden diyet pratiğinde işe yarayan iki alışkanlık var. Birincisi, görüşmeden bir gün önce gönderilen net bir hatırlatma. İkincisi, ve aslında daha kıymetlisi, her görüşmenin sonunda bir sonraki randevuyu orada, danışan karşınızdayken netleştirmek. "İki hafta sonra aynı gün, aynı saat uyar mı?" deyip takvime işlemek, sonradan atılacak on mesajdan daha etkili. Otomatik hatırlatma da bu kararı bir gün öncesinden sessizce destekler, danışanın üstüne gitmeden.

Bu alandaki araçların neredeyse tamamı hatırlatmayı kısa mesaj üzerinden anlatır. Biz bilerek farklı bir yerde duruyoruz: hatırlatmaları e-posta ile gönderiyoruz. Bu bir eksiklik değil, düşünülmüş bir tercih ve nedenleri var.

Önce KVKK tarafı. Danışana ticari nitelikte ileti göndermenin kendi kuralları var; e-posta, danışanın size zaten verdiği iletişim bilgisi üzerinden, ek bir izin yükü bindirmeden ulaşan bir kanal. Randevu aldığı anda e-posta adresini paylaşan bir danışana, o randevuyla ilgili hatırlatma yapmak doğal ve beklenen bir şeydir.

Asıl fark içerikte. Kısa mesaj karakterle sınırlıdır; bir tarih, bir saat sığar, fazlası zor. E-posta ise seans öncesi tüm yönlendirmeyi tek bir yere koyabilir: görüşmeye nasıl hazırlanılacağı, ölçüm öncesi notlar, iptal ya da erteleme bağlantısı, online görüşülecekse görüşme bağlantısı. Danışan tek bir e-postada ihtiyacı olan her şeyi bulur; sizin de "bağlantıyı yeniden atayım" diye uğraşmanız gerekmez.

E-postanın gerçekten gelen kutusuna düşmesi için gereken teknik ayarları platform üstlenir; siz bununla uğraşmazsınız. Yani "mesaj gitti ama görülmedi" sorunu, çoğu insanın sandığından daha az yaşanır.

Hatırlatma e-postası kısa olmalı ama doğru parçaları taşımalı. Amacı danışanın kafasında tek bir soru bile bırakmamak: ne zaman, nereye, nasıl hazır geleceğim, gelemezsem ne yapacağım.

Pratikte şu parçalar bir araya geldiğinde e-posta işini yapar:

Hatırlatmanın görünmeyen ama en değerli işlevi, gelemeyecek danışanı zamanında haber etmenizi sağlamasıdır. Çünkü asıl maliyet çıkaran şey, danışanın gelmemesi değil; gelmeyeceğini size söylememesidir. Önceden bilseniz o dilimi başka birine açabilirsiniz.

Bu yüzden hatırlatmayı bir bağlantıyla erteleme imkânına bağlamak işin püf noktasıdır. Danışan e-postayı açıp "o gün olmayacak" dediğinde, sizi aramak yerine bağlantıdan kendi uygun gününü seçerse takvimdeki dilim erkenden boşalır ve gün boyu gelen "acaba randevumu kaydırabilir miyim" telefonları azalır. Diyelim ki ertesi günün 16.00 dilimi bir akşam önceden boşaldı; o saati bekleme listenizdeki bir danışana açıp boş geçecek bir görüşmeyi dolu bir görüşmeye çevirebilirsiniz. Hatırlatma gitmeseydi bu boşluğu büyük ihtimalle ancak görüşme saatinde, kapı çalmayınca fark edecektiniz. Gelmeyen danışanı tümüyle sıfırlamak mümkün değil, ama önceden haber alarak kaybı belirgin biçimde küçültürsünüz.

Bütün bu düzeni elle kurmak yerine doğal bir akışın parçası hâline getirmek mümkün. Uzman Takvimi'nde işleyiş şöyle: kendi adınıza özel bir randevu sayfanız olur, danışan oradan uygun saati seçip randevusunu alır. Randevu oluştuğunda hatırlatma sistemce devralınır; görüşmeden bir gün önce danışana e-posta olarak kendiliğinden gider. Sizin ayrıca bir şey yapmanız gerekmez.

Randevular Google ya da Outlook takviminizle iki yönlü eşleşir. Yani randevu sayfanızdan gelen bir görüşme kendi takviminize düşer; takviminizde meşgul olduğunuz saatler de randevuya kapanır. Böylece çakışma derdi ortadan kalkar. Online görüşeceğiniz danışanlar için görüşme bağlantısı da süreç içinde üretilir ve hatırlatmanın içinde danışana ulaşır.

Hatırlatmaların e-posta ile gitmesi, bu yazı boyunca anlattığımız tercihin ürünüdür: tek bir mesajda hazırlık notunu, erteleme bağlantısını ve görüşme bağlantısını birlikte taşıyan, danışana ek izin yükü bindirmeyen bir kanal. Kısacası gelmeyen danışan sorununu, danışanı sıkıştırmadan, kendi pratiğinizin temposuna oturan bir düzenle azaltmış olursunuz.