Kendi Online Randevu Sayfanızı Nasıl Oluşturursunuz?

Online randevu sayfası kurmak, çoğu pratisyenin sandığından kısa sürer. İşi uzatan teknik ayarlar değil, kafadaki belirsizliktir. Kuruluma oturmadan önce üç şeyi netleştirirseniz, bütün süreç yarım saate iner.

Birincisi, hangi gün ve saatlerde danışan kabul ettiğiniz. Kağıda dökülmüş bir çalışma düzeniniz yoksa şimdi dökün: Pazartesi ve Çarşamba 10.00-18.00, Cuma yalnızca öğleden sonra gibi. İkincisi, bir seansın ne kadar sürdüğü. Psikologlarda çoğunlukla 50 dakika, diyetisyenlerde ilk görüşme 45-60 dakika, kontrol 20-30 dakika, fizyoterapide seansa göre değişir. Bu süre, sayfanın danışana kaçar dakikalık aralıklar göstereceğini belirler. Üçüncüsü, hangi takvim hesabınızı bağlayacağınız. Google ya da Outlook hesabınızdan hangisini gün içinde fiilen kullanıyorsanız o.

Bu üçü hazırsa gerisi form doldurmak kadar basit. Aşağıdaki adımları bu sırayla izleyin.

İlk ve en belirleyici adım, hangi günler ve saatlerde danışan kabul ettiğinizi sisteme söylemek. Uzman Takvimi'nde bu, haftalık bir müsaitlik tablosu üzerinden yapılıyor: her gün için bir başlangıç ve bitiş saati giriyorsunuz. Salı ve Perşembe çalışıyorsanız yalnızca o iki günü açık bırakır, diğerlerini kapalı tutarsınız.

Buraya seans sürenizi de tanıtıyorsunuz. Diyelim seansınız 50 dakika ve Pazartesi 10.00-13.00 arası müsaitsiniz. Sistem bu aralığı otomatik olarak randevu dilimlerine böler, danışan 10.00, 11.00, 12.00 gibi seçenekleri görür. Süreyi doğru girmek önemli, çünkü yanlış süre girerseniz ya seanslarınız birbirine girer ya da gün içinde boşa giden ölü zamanlar oluşur.

Bir ayrıntı: seanslar arasına nefes payı bırakmayı unutmayın. Fizyoterapist için ekipmanı toparlamak, psikolog için notunu tamamlamak, diyetisyen için bir sonraki danışanın dosyasına göz atmak zaman ister. Danışanı tam bitiş saatinde bir sonraki seansa oturtmak, gün sonuna doğru sizi gerçek anlamda yıpratır. Müsaitliği tanımlarken seans süresine değil, seans artı toparlanma süresine göre düşünün.

Haftalık müsaitliğiniz kaba çerçeveyi çizer, ama her hafta aynı geçmez. Öğle arası, bir toplantı, çocuğu okuldan almak, haftada bir gittiğiniz süpervizyon. Bunlar için sayfa, tek tek saat ya da aralık bloklamanıza izin veriyor.

Mantık basit: müsaitlik tablosu 'genel olarak şu saatlerde çalışırım' der, bloklar ise 'ama bu belirli saatte meşgulüm' der. Salı öğleyin 12.00-13.00'ü sürekli molaysa onu kapatırsınız, o dilim danışana hiç görünmez. O haftaya özel bir işiniz çıktıysa yalnızca o günün o saatini bloklarsınız.

Molanızı bloklamayı unutursanız, danışan tam öğle arasına randevu alır ve siz ya seansı kaçırırsınız ya da o saati elle iptal edip danışanı yeniden yönlendirmek zorunda kalırsınız. Bunların hiçbiri iyi bir ilk izlenim bırakmaz. Beş dakikayı baştan bloklara ayırmak, sonradan yaşanacak onlarca küçük pürüzü ortadan kaldırır.

Buraya kadar sayfa, yalnızca kendisine tanıttığınız saatleri biliyor. Oysa gününüzün büyük kısmı zaten kişisel takviminizde: doktor randevunuz, çocuğun veli toplantısı, bir arkadaşla yemek. Randevu sayfası bu takvimi görmezse, danışan sizin başka bir yerde olduğunuz bir saate randevu alabilir.

Çözüm, takvimi iki yönlü bağlamak. Uzman Takvimi Google ve Outlook takvimini destekliyor. Bağladığınızda iki şey birden olur: takviminizde o saatte bir kaydınız varsa, randevu sayfasında o dilim otomatik kapanır, danışan onu seçemez. Ters yönde de, danışan sayfadan bir randevu aldığında, o randevu doğrudan Google ya da Outlook takviminize düşer. Böylece tek bir yere bakarak bütün gününüzü görürsünüz, iki ayrı takvimi elle eşitlemekle uğraşmazsınız.

Burada net olmak gerekiyor: takvim eşitleme yalnızca Google ve Outlook içindir. Apple ya da iCloud takvimi bağlanmıyor. iPhone kullanıyor ve randevularınızı Apple Takvim'de tutuyorsanız, telefonunuzdaki Google hesabınızı bağlayıp gününüzü oradan yürütmeniz gerekir. Bunu baştan bilmek, sonradan 'neden iCloud çıkmıyor' diye aramaktan iyidir.

İki yönlü bağlantının asıl değeri çakışmayı kendiliğinden engellemesidir. Aynı saate iki danışan, ya da danışanla kişisel işinizin üst üste binmesi, tek başına çalışan bir pratisyenin en sık düştüğü tuzaktır. Takvim bağlıyken bu tuzak fiilen ortadan kalkar.

Randevu alındı, peki danışan bunu nereden bilecek? Ve seans gününe kadar unutmayacağından nasıl emin olacaksınız? Bu adım tam da bunun için.

Onay e-postası, danışan randevusunu tamamladığı anda gider: tarih, saat ve gerekli bilgiler. Aynı bildirim size de ulaşır, yani takviminizi sürekli yenilemeden yeni randevudan haberdar olursunuz. Hatırlatma e-postası ise seanstan önce otomatik olarak danışanın kutusuna düşer. Randevusunu unutmuş ya da takvimine yazmamış danışan, o hatırlatmayla seansı hatırlar.

Burada dürüst bir sınır çizelim: bildirimler yalnızca e-posta ile gider. SMS ya da WhatsApp mesajı gönderilmiyor. Danışanlarınızın çoğu e-postayı düzenli açmıyorsa, randevu onayını verirken bir de kısa bir not düşmek işe yarar: 'Onay ve hatırlatma e-postayla gelecek, lütfen gereksiz kutusunu da kontrol edin.' E-posta hatırlatması, danışanların randevuya gelmeme oranını düşürmenin en sessiz ama en işe yarar yollarından biri. Randevu yönetiminin neden bu kadar önemli olduğunu, aşağıdaki ilgili yazıda psikologlar özelinde ele aldık.

Onay ve hatırlatmayı bir kez açarsınız, sonra her randevuda kendiliğinden çalışır.

Sayfa hazır. Şimdi onu danışanların ulaşabileceği bir bağlantıya çevirip görünür kılma zamanı. Uzman Takvimi size kendi adınıza özel bir randevu adresi veriyor, kendi isminizi taşıyan bir web bağlantısı. Bu bağlantı hem sizi arayan danışan için akılda kalıcı, hem de arama motorlarında adınızla bulunmanıza yardımcı oluyor.

Bağlantıyı üç yere koymadan bırakmayın. Birincisi Instagram biyografiniz. Sağlık alanında danışanların çoğu önce sizi burada buluyor; biyografideki tek bağlantı hakkını randevu sayfanıza ayırın ki 'nereden randevu alabilirim' sorusunu daha sorulmadan yanıtlamış olun. İkincisi web siteniz varsa oradaki 'Randevu Al' düğmesi. Üçüncüsü, çoğu kişinin atladığı yer: e-posta imzanız. Gün içinde yazdığınız her e-postanın altındaki bağlantı, sessiz sedasız çalışan bir randevu kapısıdır.

Bunun yanında kartvizit, WhatsApp durumu, danışana gönderdiğiniz bilgilendirme mesajı gibi yerlere de aynı bağlantıyı düşünebilirsiniz. Amaç şu: danışan 'randevu almak istiyorum' dediği her noktada, elini uzattığında bağlantı orada olsun. Ne kadar çok kapı, o kadar az kaçan randevu.

Kurulumu bitmiş saymadan önce bir kez baştan sona kendiniz deneyin. Bunu atlamak, sayfayı yayına alıp ilk danışanın karşılaştığı sorunu ondan öğrenmek demektir; kimse bunu istemez.

Telefonunuzdan ya da başka bir tarayıcıdan kendi randevu sayfanızı açın, tıpkı bir danışan gibi bir dilim seçin ve randevuyu tamamlayın. Sonra üç şeyi kontrol edin: Onay e-postası geldi mi? Randevu, bağladığınız Google ya da Outlook takviminize düştü mü? O saat, sayfada artık başkasına kapandı mı? Üçü de olduysa akışın tamamı çalışıyor demektir. Test randevusunu sonra iptal etmeyi unutmayın.

Bir de danışan tarafında işin ne kadar kolay olduğunu görmüş olursunuz. Danışan randevu almak için üye olmak ya da uygulama indirmek zorunda değil; misafir olarak, birkaç bilgiyle randevusunu tamamlayabiliyor. Bunu kendi gözünüzle görmek, danışana 'çok kolay, iki dakikada alırsınız' derken içinizin rahat olmasını sağlar.

Planınızı seçerken ihtiyacınıza göre karar verin: tek başına randevu alıp yönetmek için temel özellikler yeterliyken, ön değerlendirme formu ya da danışan takibi gibi ek ihtiyaçlarınız varsa üst planlara bakabilirsiniz. Hangi planın neyi kapsadığını, aşağıda bağlantısını verdiğimiz fiyatlandırma sayfasında yan yana karşılaştırabilirsiniz.